向比爾蓋茲學習:三抓三放 簡化工作

文/呂宗昕
圖/許育榮

勇於和時間賽跑的人,未必贏得了時間。
放棄與時間競逐的人,必定會輸給時間。

管理大師彼得‧杜拉克說過:「時間是世界上最短缺的資源,除非善加管理, 否則一事無成。」

每個上班族都需要時間來處理公事,也需要時間在繁忙工作與休閒生活之間 取得平衡。但實際上多數人對時間管理的概念均十分模糊。

其實,時間管理是需要學習的,正如同你過去曾努力學習任一專業技能與科目 一般。時間管理也是需要練習的,在明瞭相關原則及技巧之後,必須身體力行、 加以實踐,才能為自己「搶」得寶貴的時間。

熱愛時間、投資己愛的比爾蓋茲

比爾蓋茲在就讀湖濱中學時,獲得一個撰寫電腦程式的機會,便與朋友保羅一起 承接該項專案。兩人鎮日埋首工作,幾近廢寢忘食,有時甚至一天工作超過20 個小時。埋首苦撐八個禮拜後,他終於走出了電腦室,順利完成任務。

比爾蓋茲熱愛電腦,他尚未自哈佛大學畢業前,就迫不急待地在車庫裡創業。

創立微軟公司的那一年,他還未滿20歲。

比爾蓋茲認為工作是一場競賽,喜歡在緊要關頭全力以赴的感覺,也深深享受 伴隨而來的快樂與成就感。他勇於追逐時間,結果打造出有史以來最強大的電腦 軟體王國。

他曾開玩笑地說,自己沒時間思考經濟學,來不及成為生物化學家,也無暇 練就高爾夫球72桿的好成績。雖然這些都是他想做的事情,但並非是他最喜歡 的事情。

他最喜歡的是電腦,最想積極擁抱的是高科技,所以心甘情願,將自己絕大部分 的時間資源投注在電腦科技上。

比爾蓋茲的3大成功要素

有一次,和某家電子公司總經理晤談時,他提到對於龐大的企業體而言,提高 營運績效是終極目標,而他自己最想達成的是工作的簡化。

比爾蓋茲的成功可歸因於三大要素:

(1)明確設立目標

他知道電腦是明日科技的夢想,也深信自己就是實現那個夢想的人。在心中 訂立明確工作目標,設定清楚的工作藍圖,詳細規畫工作進度,就義無反顧地 努力逐夢。

(2)集中焦點攻擊

比爾將自己的精力及時間全部投注在電腦科技的研發上,集中焦點猛烈攻擊, 所以能在短時間內締造驚人的卓越成果。

(3)簡化工作內容

比爾大幅簡化工作內容,使自己可以心無旁騖地專注於本業之上。工作的簡化 讓他能專心思考,減少無謂的時間浪費,從而獲得關鍵性的勝利。

疏掉雜務別浪費時間養分

在日本「電視冠軍」節目中,看到有一位水果達人,為了讓果樹結出最碩大、 最甜美的果實,會在果樹開花後摘掉大部分的花朵,僅留下兩三個花苞。

「我要讓全部的養分都灌注在這幾個花苞上,這樣自然能夠結出最大、最甜的 果實。」達人自信滿滿地說。

水果達人的祕訣非常值得我們參考

在本文插圖中,可以看見左側有一株小樹,狀似茂密,但向側邊橫生出許多 細小枝幹。如果把主樹幹比喻為本業工作的話,那些細小枝幹就可能相當於 瑣碎的雜務,例如不具意義的小事、冗長無聊的會議、徒具表面工夫的人際 交往等。以「時間養分」來說,這些細小枝幹與主樹幹是競爭者,主樹幹吸取 的養分不足,以致無法持續向上成長茁壯。

若你將那些搶奪「時間養分」的旁枝細幹大刀穧a砍除,所有的養分將悉數 灌注在主樹幹上,故可使樹幹迅速拔高,成為頂天立地、高聳入雲的大樹。

(如何三抓三放)用對力氣 忙的有收穫

該如何簡化工作呢?請參考以下「三抓三放」的原則:

(1)抓大事,放小事

集中思考工作上的大事,對於微不足道的小事,無須過度煩心。

高階管理者 必須為公司明確定位,掌握未來發展的重要方向,別為枝微末節而操心;基層 員工應將時間用於可明顯提升業績的事務上,無關緊要的小事則盡量刪除。

(2)抓正事,放雜事

要順利完成一件工作,有其必要的程序及步驟,亦即完成該項任務的正事,而與完成該項任務無關的則稱為雜事。一個有智慧的工作者應抓緊正事,將心力和時間集中投資於處理與該任務最相關的核心問題;至於與正事無 關的雜事,可交由旁人處理,或是儘量避免,以簡化工作內容。

(3)抓要事,放閒事

重要又緊急的事情應該在第一時間完成;沒有時間壓力的閒事,則利用工作空檔,簡單處理即可。要事與閒事的差別,在於對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。高績效貢獻度、高時間緊迫性的要事必須優先處理,低績效貢獻度、低時間緊迫性的閒事則可暫緩或刪除。

(本文摘自《時間管理黃金法則》一書,作者呂宗昕為台大化工系教授)
沙子不一定要換鞋

畢業後和我在台北上班,不久,她結了婚,丈夫是某政要的秘書,有名的筆桿子,真的是郎才女貌,作為同學自然為她美好生活而高興。

雖然和她見面的機會不多,但她的好消息卻不斷傳來:丈夫升職了、她當母親了。

偶爾在街上遇見她,濃淡適宜的妝容,氣質優雅極了,直覺她真是一個幸福的女人。

最近又遇見她,她還是那麼美麗,較之以前更多了幾分成熟。我向她打趣,有愛情的滋潤,女人的美麗就是不一樣。她只是淡淡一笑,平靜之中似乎有些憂傷。

她說:「婚姻如鞋,合不合腳只有自己知道。」
「妳那雙優質的婚姻鞋難道不合腳?」我反問。

她的話匣子打開了,也許是平時她少有傾心訴說的機會,此時,她歷數丈夫的種種陋習:喝酒、抽煙、應酬多、早出晚歸 ……讓她慢慢地受不了,她是個很敏感的女人,很在乎自己的感受,天長日久,灰色情緒漸漸堆積,離婚的心情都有了。

沉默了半響,我問她:「妳愛妳的丈夫嗎?」

我這明顯的廢話,從她的表情就應該看得出來,她正是因為太愛、太在乎,所以才會有失望。

「妳丈夫愛妳嗎?」這也是廢話,她不可能和一個不愛自己的人在一起生活。

我笑著對她說:
「其實妳的鞋子還是很合腳的,只不過鞋子裡有幾粒沙子而已。」

她是個聰明的女人,她明白了我的意思。
她笑著說,那沙子挺硌人的,要想辦法把它們拿出來才好。

處理沙子的問題,那可是妳自己的事,我笑了。

這世上有很多人說鞋子不合腳,其實未必就是鞋子有問題,可能是鞋中之沙造成了一種不合腳的錯覺。因為幾顆沙粒而放棄整雙鞋子,那可是天下第一號大笨蛋。

她聽後笑開了,笑得嫵媚而動人。
生命是用來愉快的過生活,一個朋友跟我說了他自己的故事。

一年多前,他與相戀多年的女友分手,在那段傷心的日子裡,他看了一部不知名的電影,說有個人死後到天堂,那個地方有許多天使,還有許多像電視一樣的機器,天使請他坐下來,然後這些機器就開始放映他的一生。

他就這麼看著他的一生像電影一樣放映著,但是他發現機器只要放映他逃避一些事情時,畫面就停格,於是一部部機器停格著他第一次惹爸媽生氣卻不敢道歉,他愛上一個女孩卻不敢表達,他為人父親時,不敢表達自己對孩子的關愛 .....。

終於,他的一生放完了。

天使們一陣討論之後告訴他:你在這一生中缺乏了愛與勇氣,所以我們要請你重回人間,把愛與勇氣學會之後,再回到這裡來。
畫面一轉,這個人又出生在人間,重新學習愛與勇氣。

朋友告訴我,這部電影讓他非常震撼,原來如果他此生學不會原諒,那麼他得來生再學;如果他此生學不會勇敢面對,那麼他得來生再學。

那為什麼他不在這一生中就學好這兩件事?
他的這一番話,讓我重新提起勇氣,去面對我該面對的生活。

想到這裡,我覺得每個人的心就像座機場,如果你不讓一些人走,那麼就有一些人永遠也進不來,如果你讓自己的心長滿了無名草,就像機場跑道沒有保養,再好的飛機也會發生危險。

我想給自己的心建一座塔台,指引那些起飛和降落的飛機,無論起或落,他們都曾在我心中停留。
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